Crankr  - 30
Champion
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Geschrieben am: 06.03.2014 um 16:57 Uhr
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Guten Tag zusammen,
momentan habe ich zwei Ordner voll mit Dokumenten/Briefen, die sich seit meinem 16. Geburtstag angesammelt hatten.
Nachdem ich einige Dokumente weggeworfen hatte und diese dann später gebraucht habe, habe ich angefangen so ziemlich jeden Brief zu archieveren(Kontoauszüge, Bußgeldbescheide, etc.).
Heute habe ich mir einen Scanner zugelegt.
Kann ich jetzt einfach den Inhalt der beiden Ordner abscannen und dann die Dokumente wegwerfen?
Gibts da etwas zu beachten?
Habt ihr schon Erfahrungen damit gemacht?
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le_mon - 31
Experte
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Geschrieben am: 06.03.2014 um 17:03 Uhr
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schauste hier:
Aufbewahrungsfristen
Allerdings würde ich das Zeug nicht wegwerfen sondern einmotten und irgendwo lagern, wo es nicht stört.
Digital ist schnell mal aus Versehen gelöscht.
Papier ist bekanntlich geduldig(er)
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Biebe_666 - 46
Champion
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Geschrieben am: 06.03.2014 um 19:21 Uhr
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Ist ne ganz interessante Frage die ich mir auch immer mal wieder stelle. Ich versuche immer so pragmatisch wie möglich zu denken, bin damit immer gut gefahren. Was genau hast Du denn schon weggeworfen und dann wieder gebraucht?
Bei mir, ganz grob:
Verträge (egal ob Versicherungen, Bauspar, Kreditkarten): werden natürlich aufgehoben.
Kontoauszüge Giro & Kreditkarte: bei Erhalt überprüfen, alles was älter ist als zwei Jahre kommt in den Müll.
jährliche Kontoauszüge (Lebensversicherungen, Aktienfonds, Riesterrente etc.) und z.b. Renteninfos: Heb ich bislang auf, aber eher nur um die Entwicklung de letzten Jahren zu vergleichen, kann vor allem bei Aktienfonds sehr interessant sein.
Arztrechnungen (PKV): max zwei drei Jahre, bislang musste ich auch nie was einreichen, waren immer maximal 150 Euro.
Steuerbescheide: 5 Jahre.
Kaufverträge/Rechnungen: Heb ich nur bei mind. 100 Euro auf oder wenn ich mir nicht sicher bin ob "der Kruscht" die Garantiezeit übersteht. Teures Zeug entsprechend länger.
Aber wie gesagt, ist nur nach "Bauchgefühl" ich habe hier keine Verjährungsfristen oder etwas bedacht. Ich hab nebenbei gesagt nur 1 dicken Ordner und hab n Eimer voll Verträge.
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Crankr - 30
Champion
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Geschrieben am: 06.03.2014 um 21:06 Uhr
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War damals eine Vorladung für ein Aufbauseminar.
In der Vorladung war eine Nummer enthalten, die ich dann später beim erfolgreichen absolvieren des Seminars angeben hätte müssen.
Glücklicherweise hatte ich das dann noch im Papierkorb gefunden.
Ich mach das jetzt wohl so, dass ich alle Dokumente einscanne und im PC ordne.
In die Ordner leg ich es nur rein und stell es ab.
Das hat im Gegensatz zum sorgfältigen Einordnen in Odner den Vorteil, dass die ganze Sache leichter und schneller geordneter ist und ich im Fall der Fälle auch das Dokument zwei mal habe.
Wegschmeißen werde ich zur Sicherheit wohl noch nichts.
5 Jahre lang sollte das gut gehen, bis ich dann mich wieder über den Papierhaufen aufregen werde.
Bis dahin gibts hoffentlich deutliche Gesetze bezüglich digitaler Dokumente.
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NeMiRoFf - 38
Halbprofi
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Geschrieben am: 07.03.2014 um 07:44 Uhr
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Hallo,
wie bereits geschrieben wurde, ist nicht überall die Digitale Form erwünscht und Sinnvol. Die Idee ist mir auch mal gekommen doch ich habe es schnell gelassen. Zum einen sind die eingescannten Sachen doch ziemlich unsicher. Was passiert bei Fastplatten defekt. Wie so oft passiert es dann wenn man es gerade überhaupt nicht braucht. Ich habe mittlerweile ein strenges System. Jedes Jahr kommen dünne Ordner her. Diese werden genau beschriftet zum Beispiel KFZ 2013. Hier kommt genau ein Jahr lang alles rein. Nach einem Jahr werden diese mit Frischhaltefolie eingewickelt und auch den dachboden gebracht. Und so jedes Jahr. Solang im Leben nichts passiert braucht man diese Dokumente auch nicht.
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YDKM - 31
Fortgeschrittener
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Geschrieben am: 07.03.2014 um 10:45 Uhr
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Am besten, du digitalisierst die Dokumente und hebst die originale irgendwo auf, wo es trocken, warm und dunkel ist.
So hält Papier am längsten.
Und wenn du etwas nachsschauen willst kannst du das dann am PC tun.
(gute Ordnerstruktur mit sinnvollen Dateinamen beschleunigen die Suche später)
Als Format empfiehlt sich PDF mit 300+ DPI, 600 sind ideal, weil scharf und ausreichend gute Qualität für spätere Ausdrucke.
So mach ich es, Verträge und zB meine Steuerid. So habe ich meine Vertragsdaten immer griffbereit auf dem Laptop.
Was deine Kontoauszüge angeht - viele Banken bieten an, diese digital im Onlinebanking zu erstellen, statt auf Papier. Ist übersichtlicher. Wäre eine überlegung das umzustellen.
Ein externes Backup ist immer empfehlenswert zusätzlich auf USB-Festplatte
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Crankr - 30
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Geschrieben am: 08.03.2014 um 14:32 Uhr
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Also, ich wuerde jedem raten so frueh wie moeglich damit anzufangen.
Das ist eine Qual die 2 Ordner abzuscannen. :D
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Fuchs90 - 34
Fortgeschrittener
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Geschrieben am: 08.03.2014 um 14:53 Uhr
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Dokumente digitalisieren und am besten eine Datenbank zulegen ,Ich empfehle "Plone" dann findet man alles viel schneller.
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DomZon
Anfänger
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Geschrieben am: 25.02.2016 um 17:08 Uhr
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Es gibt gesetzliche Vorschriften wie lange man verschiedene Dokumententypen aufbewahren muss. Das Gesetz unterscheidet hier auch zwischen Privatpersonen und Selbstständigen, sowie nochmals separat zwischen den verschiedenen Dokumententypen. Bei Google findest Du viele Infos zu den verschiedneen Aufbewahrungsfristen. Am besten einfach mal konkret nach Deinem Fall suchen, dann wirst Du mit Sicherheit viele Infos finden.
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